Om Gmail

Jag var med redan från starten, eller väldigt tidigt i alla fall. Mitt första mail gick iväg 2005-12-13 och löd:

"Är så trött på allt strul och alla spam med min mailadress så jag håller på att byta. Testar GMail, en av googles alla fina saker man kan hitta. Byt min adress är ni snälla. För er som är intresserade kan ni skicka ett mail så bjuder jag in er (annars kan man inte skaffa en adress). Vad sägs om 2,7 GB lagring (JAG SKOJAR INTE). Kolla på mail.google.com och se på räknaren med lagringskapacitet per konto. Men som sagt ligger jag i provstadiet (jag har ju en hel lista med krav på min e-postleverantör) så det går att nå mig på gamla också, när den inte strular."

Mycket har hänt sedan dess, bland annat är lagringsutrymmet uppe i 7148 MB. När jag började använda Gmail var man fortfarande tvungen att få en inbjudan för att få börja använda, och redan då var det mer eller mindre kärlek vid första ögonkastet. Bara under de senaste månaderna har det hänt mycket i Gmail när alla labs-tillägg blir tillgängliga, men mer om detta snart.

Jag använder min Gmail för alla privata mail. Jag har ju även en mailadress till jobbet, men jag tycker om att ha en klar indelning på det hela. Jag ger ut min jobbadress för allting som har med jobbet att göra och allt privat går till Gmail. Dels kan jag hålla en klar separering mellan de två och sen vet jag att på till exempel semestern behöver jag bara kolla min privata mail.

Som jag skrev tidigare är lagringsutrymmet uppe över 7 GB, vilket är fullt tillräckligt för mina behov. Men i detta kommer en av Gmails grundläggande teser in - "arkivera och sök, radera inte". Glöm inte att Google i grunden lever på sin sökmotor och denna funktion är i stort sett implementerad på alla applikationer de släpper ifrån sig, och Gmail är inget undertag. Du kan snabbt söka reda på vilket mail som helst genom att ange ett antal sökkriterier. Det är inte många många mail jag slänger, men ALLT arkiveras så fort som möjligt. Jag blir helt tokig av folk som har hela sin inkorg full. Hur kan man hålla reda på allt. Nej, jag läser ett mail som kommer till inkorgen och arkiverar direkt. Alternativt sätter jag upp det på min åtgärdslista (mer om detta senare), men inkorgen ska hållas tom. 

En av de saker som kan verka förvillande i början för Gmail-användare är det faktum att mail lagras som konversationer. Jag skickar till exempel ett mail till dig som du svarar på. Detta lagras i Gmail som en enda konversation. Klickar jag på denna så ser jag först mitt mail och sedan ditt svar under. Så länge ämnet är det samma så kan vissa konversationer bli uppåt 20 mail fram och tillbaka, men samtidigt är det mycket smidigare för mig att hålla reda på. 

Innan jag går in på detaljer måste jag bara säga följande: Det första du ska göra om du vill använda Gmail på ett mer avancerat sätt är att ändra språket till "English (US)". Visserligen får du då stå ut med menyer och inställningar på ett helt främmande språk :-), men det kanske de flesta kan klara av. Anledningen till detta är att Google rullar ut alla sina senaste uppdateringar och testversioner till detta språk innan man släpper det i stor skala.

Labels och filter

För att hålla min inkorg så ren som möjligt använder jag en hel del filter för alla mina mail. Jag har då ställt in att dessa mail ska hoppa över inkorgen och "taggas" med en label, eller etikett. till exempel går alla nyhetsbrev eller mail från olika organisationer direkt in i etiketten "Diverse". Jag kan alltid se att "Diverse" innehåller si och så många olästa mail, så jag missar ingenting. Däremot kan jag ibland läsa mailen från mobilen eller och jag helt enkelt bara har bråttom, och då vet jag att det som ligger oläst i inkorgen är personliga mail som jag antagligen behöver läsa.

Ett annat sätt som jag använder mina filter på är att jag utnyttjar möjligheten att lägga ett plusstecken (+) innan @ för att styra mina mail. Säg att jag har adressen minadress@gmail.com, då går även minadress+test@gmail.com och minadress+hej@gmail.com till samma adress. Detta ger mig möjligheten att skapa filter för att rikta liknande mail till vissa etiketter. 

För att ge ett exempel på det hela så har jag hela min "att göra"-lista i min mail. Denna består egentligen bara av en etikett som heter "ToDo". Mail kan jag i stort sett skicka var än jag befinner mig, så om jag behöver sätta upp en sak på min åtgärdslista så skickar jag bara ett mail till minadress+todo@gmail.com. Mailet går genom ett filer som automatiskt sätter etiketten "ToDo" och hoppar över inkorgen. Dessutom stjärnmärker jag mailet (kommer till detta snart) och vips har jag ett kraftfullt verktyg för att sortera mina mail.

Poppa från andra konton

En funktion som jag verkligen gillar med Gmail är att man kan använda protokollet POP för att ladda ner mail från andra konton, precis som man brukar göra till sitt mailprogram på datorn. Under inställningen "Accounts" hämtar jag mail från tre olika gamla konton som jag har (självklart etiketteras dessa och hoppar över inkorgen). Jag får nästan aldrig mail till dessa längre, men så länge de är aktiva fortsätter jag att hämta. Under "Accounts" kan jag även ställa in olika konton som jag vill kunna skicka som. Till exempel har jag här mitt jobbkonto upplagt, för att kunna skicka iväg ett mail så att det ser ut som att jag skickar det från jobbet. Dock resulterar detta bara i att det ser ut som att det kommer från jobbet, kollar man mer noggrant i mailet står det klart och tydligt att det faktiskt har skickats från min gmail - så använd inte detta för att lura folk att du är någon annan. Svarar de på mailet så kommer det att gå till min jobbadress. Dessutom är det faktiskt så att om du ska kunna lägga till en adress på detta sättet så måste du bekräfta detta först från ursprungsadressen. Så luras går inte.

Labs

För dig som inte har använd Gmail med engelska som inställning tidigare så kommer inställningarna att utökas något. Bland annat finns det "Labs" som är något som släpptes för inte så länge sedan. Här har Googles utvecklare kommit med egna förslag till förbättringar för mailtjänsten och sedan implementerat detta. Alla dessa är på teststadiet och inga garantier ges för att tilläggen kommer att finnas kvar, men av det jag har sett hittills så kommer de flesta antagligen bli "riktiga" inställningar inom kort.

Quick Links var en av de första tilläggen som jag angav som "Enabled". Med denna får man en ny ruta vid alla etiketter där man kan spara sökningar man har gjort. Något jag använder flitigt för att får fram till exempel alla mina uppgifter med en speciell status.

Superstars ger mig möjlighet att lägga till olika stjärnmärkningar. Denna dyker upp under de vanliga inställningarna när du har aktiverat den och sedan kan du välja vilka olika stjärnmärkningar du vill använda. Jag använder tre olika märkningar för min ToDo-uppgifter - måste åtgärdas nu, måste åtgärdas, åtgärdas senare.

Det finns diverse andra inställningar som jag använder. Bland annat jag strukturerat om lite vad gäller var mina etiketter ska visas och så vidare.

Att göra

Som jag beskrivit tidigare så hamnar alla mina att göra grejer under en speciell etikett. Dessutom stjärnmärker jag dem, och det är här det fina kommer in. Dels stjärnmärker jag dem med labs olika stjärnor och när jag ska kolla på min åtgärdslista klickar jag på den förvalda länken för "Starred" eller någon av mina sparade sökningar i Quick Links. Ett enkelt klick på stjärnan i denna lista resulterar att uppgiften mister sin stjärna och därför försvinner från listan, precis som vilken uppgiftslista som helst. Det som saknas är bara en vettig sortering av uppgiftsposterna eftersom de visas i den ordning mailet kom in. Men det skulle inte förvåna mig om Google kommer fram med en alternativ sortering av e-postmeddelanden snart.

Som jag har nämnt i en tidigare bloggpost försöker jag hålla antalet uppgifter i listan nere genom att lägga upp dessa i min Google Calendar. Där kan jag sätta ett datum då jag vill påminnas, vilket resulterar i att det skickas ett mail som går direkt in i min uppgiftslista.

Backup

Jag älskar Gmail, men vågar jag lita på att alla mina mail verkligen inte försvinner vid en krasch eller liknande? Ibland har Gmail upplevt vissa problem med nertid och liknande. För att vara på den säkra sidan har jag en uppsättning av programmet Thunderbird hemma. Till denna POPar jag ner all mail från både mitt konto och min frus konto. Allting markeras direkt som läst och mer än så använder jag inte programmet. Men det känns ändå skönt att jag har en kopia av alla mina mail lagrade hemma på min hårddisk.

Övrigt

Gmail har även funktioner för att direkt-chatta med andra kontakter man har, dock måste dessa vara gmail-användare för att detta ska fungera. Jag skulle gärna använda detta mer eftersom allting sparas på samma sätt som mail, men i och med att många kompisar inte använder Gmail faller hela tanken med detta.

Hela förutsättningen för allt detta är ju att jag konstant har en uppkoppling. Gmail fungerar inte i offline-läge. Sitter jag alltså på semestern utan uppkoppling så sitter jag med skägget i brevlådan. Här kommer mobilen in. Gmail har en speciell applikation för just mobiltelefoner med Java. Visserligen kan jag antingen använda POP eller IMAP för att ladda ner mail till de flesta mobiltelefoner idag, men genom att använda Gmails egen mobilapplikation får man tillgång till saker som etiketter, arkiveringsmöjligheter, sökning och så vidare. Besök bara http://gmail.com/app från din mobil och ladda ner.

Det finns en hel del sätt att underlätta användningen av Gmail, och alla Googleapplikationer för den delen. Bland annat kan man som Firefox-användare installera Greasemonkey vilket gör att man kan anpassa utseendet mycket och kombinera till exempel en vy mellan Gmail och Google Calendar. Dock blir jag lite skeptisk till sådant. Hela tanken är ju att jag ska ha tillgång till allting överallt, vilken dator jag än sitter vid. Om jag då vänjer mig vid ett arbetssätt som mer eller mindre är låst till min dator hemma så faller hela tanken. Nej, jag håller mig till det som finns inbyggt i nuvarande applikationer och försöker inte att göra för stora ändringar som är kopplat till en vis webbläsare eller dator.

Lite nördigt kanske, men det fungerar för mig...